О компанииПисьмоКарта сайта
(495) 795-85-39
(903) 713-67-52
 

Положение о персональных данных работников.

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с учетом требований Трудового кодекса Российской Федерации и других федеральных законов (статья 87 ТК РФ).

Эта норма обязывает работодателя принять локальный нормативный акт, который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким локальным нормативным актом, как правило, является Положение о персональных данных работников.

В соответствии с пунктом 8 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами, которые устанавливают порядок обработки персональных данных, а также их права и обязанности в этой области.

Положение о персональных данных - обязательный документ?

Положение о персональных данных относится к тем локальным нормативным актам, которые обязательно должны быть в организации.

В соответствии со статьей 87 Трудового кодекса РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с учетом требований Трудового кодекса РФ и других федеральных законов.

Данная норма подразумевает регулирование порядка обработки персональных данных на локальном уровне. Следовательно, работодатель должен Положением о персональных данных определить порядок хранения, обработки и использования персональных данных.

Поэтому указанный выше документ является обязательным и его отсутствие может быть квалифицировано государственной инспекцией труда как нарушение трудового законодательства. Такой вывод подтверждается и судебной практикой (Постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 года № КА-А40/10220-06 по делу № А40-20745/06-148-194).

Оформление Положения о персональных данных

Согласно ст.68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

Поскольку из содержания пункта 1 статьи 86 Трудового кодекса следует, что персональные данные работников обрабатываются исключительно в связи с трудовой деятельностью, то локальные нормативные акты, регламентирующие обработку персональных данных, являются документами, которые также связаны с их трудовой деятельностью.

А значит со всеми локальными нормативными актами, регламентирующими обработку персональных данных, работник должен быть ознакомлен до подписания трудового договора.

Структура Положения о персональных данных

Структура Положения о персональных данных может быть следующей:

1. «Общие положения». В этом разделе обычно указывается, с какой целью принимается Положение о персональных данных и какие вопросы оно регулирует;

2. «Основные понятия. Состав персональных данных работников». Здесь следует указать, какие документы в организации содержат персональные данные;

3. «Обработка персональных данных». Этот раздел должен содержать условия, которые необходимо соблюдать при обработке персональных данных работника;

4. «Передача персональных данных». В этом разделе обычно указывается порядок передачи персональных данных работников внутри организации, а также сторонним лицам и государственным органам;

5. «Доступ к персональным данным». Здесь необходимо разместить информацию о порядке доступа к персональным данным работников. Доступ делится на:

  • внутренний (предоставление персональных данных отдельным работникам компании); 
  • внешний (передача персональных данных представителям других компаний и государственных органов).

6. «Ответственность за нарушения, совершенные при обработке и защите персональных данных». В этом разделе следует указать, кто в организации несет ответственность за нарушение правил хранения и использования персональных данных.

Введение в действие Положения о персональных данных

Положение о персональных данных, как и любой другой локальный нормативный акт, издается и утверждается работодателем посредством издания приказа, который подписывает руководитель компании либо другое уполномоченное на это лицо.

При наличии в организации представительного органа работников Положение о персональных данных должно приниматься с учетом требований статьи 372 Трудового кодекса Российской Федерации.

Согласно указанной статье перед принятием решения об издании локального нормативного акта работодатель направляет его проект и обоснование его издания в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников.

Такой орган не позднее 5 рабочих дней со дня получения проекта локального нормативного акта направляет работодателю мотивированное мнение о проекте, составленное в письменной форме.

В случае если это мнение выражает несогласие с проектом или содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с мнением профсоюзного органа либо в течение 3 дней после его получения провести дополнительные консультации с указанным органом в целях достижения решения, которое устроило бы обе стороны.

Если согласие не достигнуто, возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право своим решением принять локальный нормативный акт.

В свою очередь профсоюзный орган может обжаловать это решение в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Также согласно абзацу 4 статьи 372 ТК РФ указанный орган может начать коллективный трудовой спор в соответствии с действующим законодательством.

Когда наступает ответственность?

Если на момент проверки государственной инспекцией труда Положение о персональных данных было принято в организации и работники ознакомлены с ним под роспись, то оснований для применения санкций нет.

Поскольку исходя из содержания ст.87 ТК РФ Положение о персональных данных является обязательным документом, в случае проверки организации, проверяющие органы могут запросить данный документ и проверить, ознакомлены ли с ним работники.

Отсутствие такого документа или неознакомление работников с ним может являться основанием для привлечения компании к ответственности согласно статье 5.27 КоАП РФ. Однако если на момент проверки Положение о персональных данных в организации имеется и работники с ним ознакомлены, оснований для применения штрафных санкций к работодателю нет.

Тот факт, что на момент приема работников в организацию указанного положения не было, не будет иметь значения, если работодателем не были допущены нарушения правил хранения, использования и обработки персональных данных.

Ознакомление с Положением о персональных данных

Исходя из требований статей 68 и 86 Трудового кодекса Российской Федерации работники и их представители должны быть под роспись ознакомлены с Положением о персональных данных.

Факт ознакомления с указанным положением может фиксироваться как в тексте самого трудового договора (посредством перечисления локальных нормативных актов, с которыми работник ознакомлен до подписания договора), так и в отдельном документе (в самом положении на листе ознакомления с ним).

Работодатель также может предусмотреть в организации журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами, где работники будут расписываться в подтверждение того, что они ознакомлены с соответствующими актами (в том числе с Положением о персональных данных).

Рассылка документа по электронной почте является ознакомлением?

Наших специалистов часто спрашивают: можно ли рассылку текста Положения о персональных данных на служебные электронные адреса работников считать надлежащим ознакомлением работников с документом?

Ответ: нет, такой способ ознакомления с локальным нормативным актом не соответствует требованиям российского законодательства и вот почему.

Как указано в пункте 8 статьи 86 Трудового кодекса РФ работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Исходя из смысла этой нормы, работодатель обязан именно под роспись ознакомить работников с Положением о персональных данных.

Рассылка документа по электронной почте не будет считаться ознакомлением под роспись. При отсутствии подписи работника работодатель не сможет доказать, что работник был ознакомлен с локальным нормативным актом.

Обратите внимание: по мере выхода и вступления в силу изменений законодательства Российской Федерации часть информации, приведенной на этой странице, может оказаться устаревшей и не подлежащей применению.

Получить консультацию и заказать необходимую услугу Вы можете у юристов нашей компании по телефонам в Москве: +7 (495) 795-85-39, +7 (903) 713-67-52.

   
© 2005-2015 ООО «Юридическая компания «ЮСТЕНА»
Россия, Москва. Все права защищены.