О компанииПисьмоКарта сайта
(495) 795-85-39
(903) 713-67-52
 

Книга учета доходов и расходов при УСН (КУДиР).

Книга учета доходов и расходов (КУДиР) является одним из основных документов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.

Это связано с тем, что Налоговый кодекс обязывает налогоплательщиков вести учет своих доходов и расходов для целей расчета налога при УСН непосредственно в этом документе, который фактически является единственным налоговым регистром «упрощенцев».

Унифицированная форма книги учета доходов и расходов утверждена Министерством финансов РФ. На каждый календарный год хозяйствующий субъект должен заводить новую книгу.

Оформление книги учета доходов и расходов

Нормативный акт Минфина России, устанавливающий форму книги учета доходов и расходов, содержит подробную информацию для «упрощенцев», в каком порядке следует заполнять данный документ.

Законодатель разрешает по выбору налогоплательщика вести книгу учета доходов и расходов одним из следующих способов:

1. в бумажном варианте.

В этом случае нужно купить готовый бланк книги, изготовленный типографским способом.

Страницы документа следует пронумеровать, а саму книгу прошнуровать. На последней странице следует указать количество страниц, поставить подпись руководителя и печать организации в том случае, если хозяйствующий субъект ее использует.

Очевидно, что при таком оформлении любое изъятие листов из КУДиР исключено;

2. в электронном виде.

Такая «электронная» книга распечатывается в конце календарного года и подлежит дальнейшему оформлению, аналогичному книге, оформляемой на бланке: осуществляется нумерация страниц, шнуровка, указание количества страниц на последней странице, подписание директором и постановка печати компании (при ее наличии).

Выбрав наиболее удобный для себя способ ведения книги учета доходов и расходов, организация должна указать его в своей учетной политике.

Книга должна храниться не менее четырех лет по завершению налогового периода, в котором использовалась.

Заполнение книги учета доходов и расходов

Несмотря на то, что документ носит название «книга учета доходов и расходов», компании следует записывать в нее не абсолютно все свои доходы и расходы сплошным методом, а только те, которые учитываются в целях расчета налога при УСН. Иными словами, из выручки и затрат организации выбираются только те, которые будут представлять интерес для налоговых органов.

Каждая хозяйственная операция, которая будет учитываться в книге, должна быть в обязательном порядке подтверждена документально. Внесение записей осуществляется на русском языке по хронологии, то есть на ту дату, когда получен доход или понесен расход.

По вопросу указания в книге числовых показателей в действующем законодательстве существует некоторая коллизия.

Установленный бланк книги учета доходов и расходов предписывает заполнять данный документ в целых рублях. Некоторые письма Минфина РФ также поддерживают эту позицию. Вероятно это связано с тем, что основным назначением книги является группировка данных для расчета налога, уплачиваемого при УСН.

Поскольку заполнение налоговой декларации и расчет налога осуществляются в полных рублях, то заполнение КУДиР по аналогичной методике представляется вполне логичным. В пользу такой позиции можно дополнительно отметить то обстоятельство, что Общероссийский классификатор единиц измерения не содержит такой единицы как «копейка».

Таким образом, при заполнении книги учета доходов и расходов по аналогии с декларацией по УСН суммы равные 50 копейкам и более округляются до полного рубля, а суммы менее 50 копеек отбрасываются. Однако данная методика может привести к существенным погрешностям при расчете налога. Поэтому рекомендуем отражать в книге фактические суммы хозяйственных операций с учетом рублей и копеек.

Указание выручки в рассматриваемом налоговом регистре производится в следующем порядке. Поскольку при применении УСН доходы признаются по «кассовому методу», датой получения выручки является дата фактического принятия денежных средств в кассу или на расчетный счет. В том случае если клиент расплатился пластиковой картой, то доход признается при поступлении денег на счет компании.

Так как при заполнении книги учета доходов и расходов необходимо указать сумму операции и подтверждающий документ, в соответствующей графе указываются реквизиты банковской выписки при безналичных расчетах и данные кассового чека при получении оплаты наличными.

Очень важно учитывать экономическое содержание поступивших денежных средств. Как указывалось выше, в книге учета доходов и расходов указываются только операции, влекущие возникновение объекта налогообложения. Например, если компания получила заем у другой компании, такая операция не облагается УСН и, соответственно, не должна указываться в книге.

На практике случается, что по каким-либо основаниям компании приходится возвращать полученные деньги. Эта ситуация может возникнуть при расторжении договора, при наличии претензий со стороны клиента и в некоторых других случаях. В таких ситуациях сумма, перечисленная обратно покупателю, указывается в книге учета доходов и расходов со знаком «минус» и вычитывается из полученного дохода.

Указание расходов в книге более актуально для «упрощенцев» с объектом налогообложения «Доходы минус расходы». При отражении произведенных затрат в налоговом регистре необходимо учитывать специфику применения УСН.

Важным аспектом является то, что перечень затрат, учитываемых при налогообложении, является закрытым, при этом часть затрат признается в особом порядке только после их оплаты. Например:

- заработная плата учитывается только после фактической выплаты работникам;

- стоимость покупных товаров можно учесть в уменьшение налоговой базы только когда они были оплачены поставщику и реализованы покупателю;

- материальные расходы учитываются при налогообложении при погашении задолженности по ним перед контрагентом;

- налоги и сборы принимаются к налоговому учету только в пределах уплаченных сумм, кредиторская задолженность по налоговым платежам в книге учета доходов и расходов не указывается.

В отличие от хозяйствующих субъектов, применяющих общую систему налогообложения, для компаний на УСН актуален особый вид расхода – НДС, уплаченный в составе стоимости покупных товаров (работ или услуг).

Налог на добавленную стоимость является самостоятельным видом расхода, который указывается в книге учета доходов и расходов в том же порядке, как и затраты, к которым относится НДС.

Это означает, что если компания, к примеру, приобрела товары для отгрузки заказчикам, то признать НДС в качестве расхода будет возможным только после полной оплаты приобретенных товаров поставщиком и их реализации. Подтверждающие документы должны в обязательном порядке содержать сумму НДС, выделенную отдельной строкой.

В отдельном разделе книги указываются расходы, уменьшающие налоговую базу «упрощенцев» с объектом налогообложения «Доходы». К ним относятся страховые взносы, исчисленные с фонда оплаты труда сотрудников, принимаемые в качестве затрат уменьшающих сумму налога в законодательно установленном порядке.

Порядок исправления ошибок в книге учета доходов и расходов

Законодательно установленным Порядком заполнения книги учета доходов и расходов предусмотрены возможные действия в случаях, если налогоплательщик допустил какие-либо ошибки в данном документе.

Прежде всего, необходимо исходить из того, каким способом ведется книга: на бумаге или в электронном виде.

Очевидно, что поскольку документ, оформляемый с помощью компьютерной программы, будет прошнурован и опечатан только в конце года, то исправить выявленные нарушения при ведении таким способом намного проще. В этом случае, если книга еще не распечатана, можно просто удалить в программе неверные данные и указать правильную информацию.

Если же «электронная» книга уже распечатана или изначально велась в бумажном варианте, следует зачеркнуть некорректную запись, вписать правильные данные и указать дату внесения исправления (поскольку книга ведется в хронологическом порядке, это будет текущая дата). Корректировка заверяется подписью руководителя и печатью, если она используется.

Санкции за нарушение порядка ведения КУДиР

На практике нередко оформление и заполнение книги учета доходов и расходов производится налогоплательщиками с нарушениями. При проверках контролирующих органов книги оказываются не прошнурованными, не заверенными должным образом, содержащими подчистки и помарки, с нарушением дат внесения хозяйственных операций.

При выявлении таких нарушений ИФНС может наложить на компанию или ИП штраф в порядке, установленном статьей 120 Налогового кодекса РФ.

Возможные санкции можно условно подразделить на две основные категории:

- не приводящие к занижению налога, уплачиваемого при УСН;

- повлекшие занижение налога.

Несущественные замечания со стороны налогового органа (порядок оформления, отсутствие подписей и печатей и т.п.), которые не привели к необходимости доначисления налога к уплате в бюджет, квалифицируются налоговой в зависимости от срока, в течение которого хозяйствующий субъект допускал такие нарушения.

Если замечание относится к одному календарному году, штраф составит 10 000 рублей. Однако если компания систематически допускала нарушения порядка оформления КУДиР и такие случаи выявлены в течение двух и более лет, организации придется заплатить 30 000 рублей.

Если замечания ИФНС более существенны, например, организация занизила сумму полученного дохода, указала расходы в большем объеме, чем они были понесены или допустила другие нарушения, которые в результате повлияли на сумму налога к уплате в сторону его занижения, штрафные санкции будут иными.

В такой ситуации не имеет никакого значения продолжительность времени, в течение которого компания или ИП допускали указанные нарушения. Налоговая рассчитает сумму налога, уплачиваемого при УСН, которая подлежит доплате и в качестве штрафа укажет в акте проверки сумму, эквивалентную 20% от суммы доначисленного налога.

Важно иметь в виду, что даже при небольшой сумме такого занижения налогоплательщику придется уплатить в бюджет не менее 40 000 рублей. На это прямо указывает пункт 3 статьи 120 НК РФ.

Учитывая указанные негативные последствия, следует очень внимательно относиться к таким процессам, как оформление и заполнение книги учета доходов и расходов при УСН.

Важно знать! По общему правилу у организации отсутствует обязанность предоставления данного документа в налоговый орган. ИФНС не заверяет книгу, а также не требует ее для подтверждения суммы налога при УСН в процессе подачи налоговой декларации.

Однако если ИФНС решила провести проверку и запросила книгу учета доходов и расходов, то хозяйствующему субъекту необходимо ее предоставить в 5-дневный срок.

Если этого не сделать, могут быть наложены одновременно два штрафа.

На организацию по налоговому законодательству - 200 рублей за каждый непредставленный документ и на должностных лиц организации по административному законодательству - от 300 до 500 рублей.

Получить подробную консультацию по вопросам оформления и заполнения книги учета доходов и расходов при УСН, а также по другим можно у специалистов нашей компании по телефонам в Москве: +7 (495) 795-85-39, +7 (903) 713-67-52.

   
© 2005-2015 ООО «Юридическая компания «ЮСТЕНА»
Россия, Москва. Все права защищены.