О компанииПисьмоКарта сайта
(495) 795-85-39
(903) 713-67-52
 

Первичные учетные документы как объект бухгалтерского и налогового учета.

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ

В соответствии с ч.1 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» налогоплательщики (организации, индивидуальные предприниматели, лица, занимающиеся частной практикой) должны оформлять каждый факт хозяйственной жизни первичными учетными документами.

Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документации, которой оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Формы первичных учетных документов

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.                                                                                     

В законодательстве отсутствует требование об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. Организация должна определить формы первичных документов и утвердить их отдельным приложением к учетной политике.

Первичные документы и их обязательные реквизиты 

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты (ч.2 ст.9 ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете»):

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), заключившего (заключивших) сделку, совершившего операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления события, которое свершилось;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Момент и способы составления первичного учетного документа

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.

Первичные учетные документы составляются на бумажном носителе и (или) в электронном виде (в этом случае они должны быть подписаны электронной подписью).

В случае если законодательством РФ или договором предусмотрено представление другому лицу или в государственный орган первичной учетной документации на бумажном носителе, то по требованию другого лица или государственного органа соответственно экономический субъект обязан за свой счет изготовить на бумажном носителе и представить в копиях первичные учетные документы.

Первичные учетные документы и их исправления

В первичные учетные документы допускается внесение исправлений, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования в области бухгалтерского учета.

Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Вносить исправления в кассовых и банковских документах недопустимо.

Хранение в целях бухгалтерского учета

В соответствии с федеральным законом N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы, подлежат хранению силами экономического субъекта в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, эти сроки не могут быть менее пяти лет по окончании отчетного года.

То же самое требование отражено в пункте 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 года N 34н.

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ 

Налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, который предусмотрен Налоговым кодексом Российской Федерации.

Документально подтвержденные расходы в целях налогового учета

На основании пункта 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Расходами для целей налогообложения прибыли признаются затраты, обоснованные и документально подтвержденные (а в случаях, которые предусмотрены ст.265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации и содержащими обязательные реквизиты.

Документирование хозяйственных операций предприятия, включая оформление первичных учетных документов, должно осуществляться на русском языке.

Документы (в том числе первичные), подтверждающие понесенные организацией расходы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены профессиональным переводчиком либо компетентным сотрудником организации.

Отказ от представления первичных учетных документов

Налоговые органы вправе в соответствии с законодательством о налогах и сборах требовать от налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) документы, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов. Данное положение установлено пп.1 ст.31 Налогового кодекса Российской Федерации.

В соответствии с п.1 ст.93 Налогового кодекса Российской Федерации должностное лицо вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы, в том числе первичные.

На основании п.4 ст.93 НК РФ отказ от представления запрашиваемой документации или непредставление ее в установленные сроки влекут ответственность, предусмотренную ст.126 Налогового кодекса.

Недостоверность первичного учетного документа

Подозрения о недостоверности того или иного документа возникают у налоговых органов при наличии следующих признаков:

- орфографические ошибки;

- дописка части текста шрифтом, отличным от основного;

- следы механического воздействия на документ (удаление части текста путем затирания слов);

- использование факсимиле;

- следы посторонних чернил, смазывание текста (дорисовывание фрагментов подписи или печати).

Если все-таки будут обнаружены признаки недостоверности в первичных учетных документах проверяемого предприятия, налоговые органы более пристально проверяют соответствующие операции и в данном случае увеличивается риск непризнания расходов по налогу на прибыль и вычета налога на добавленную стоимость.

Отсутствие первичных документов при налоговых проверках

Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, что влечет взыскание штрафа по ст.120 Налогового кодекса Российской Федерации.

За грубое нарушение правил учета, которое не повлекло занижения налоговой базы, организация может быть оштрафована. Штраф за совершение указанного правонарушения устанавливается в следующих размерах: 

  • 10 000 рублей, если правонарушение совершено в течение одного налогового периода (п.1 ст.120 НК РФ);
  • 30 000 рублей, если те же деяния совершены в течение более одного налогового периода (п.2 ст.120 НК РФ).

В тоже время следует отметить, что налоговый орган не может принять решение только на основе анализа налогового и бухгалтерского учета организации без проверки первичных документов организации, указанные действия налогового органа не соответствуют Налоговому кодексу Российской Федерации.

ФАС Уральского округа в Постановлении от 17.01.2013 г. № Ф09-13153/12 по делу № А60-6226/2012, рассматривая аналогичное дело, поддержав выводы суда апелляционной инстанции, отметил следующее:

данные о доходах, отраженные в налоговой декларации, сами по себе без первичной документации не могут служить основанием для вывода о занижении налоговой базы по налогу на прибыль, а использованная налоговым органом методика исчисления налога на основе анализа данных бухгалтерского учета противоречит нормам главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации.

Хранение первичных учетных документов в целях налогового учета

В соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст.24), налогоплательщики обязаны хранить данные бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет. Это относится к документам, которые служат подтверждением важнейших финансовых операций: получение дохода, уплата (удержание) налогов.

В заключении необходимо отметить следующее:

1. первичные документы имеют очень большое значение, как в бухгалтерском, так и в налоговом учете;

2. с вступлением в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» увеличивается ответственность юридических лиц при определении первичного учетного документа, формы первичных учетных документов теперь являются элементом учетной политики организаций.

За консультацией по вопросу правильности оформления первичных документов, подготовки приложения к учетной политике «Первичные документы», учитывающей все индивидуальные особенности вашего бизнеса, Вы можете обратиться к специалистам нашей компании по телефонам в Москве: +7 (495) 795-85-39, +7 (903) 713-67-52.

Смотрите также:

   
© 2005-2015 ООО «Юридическая компания «ЮСТЕНА»
Россия, Москва. Все права защищены.